Nhật Bản là nơi khởi nguồn cho quy tắc làm việc 5S nổi tiếng thế giới. Đây là quy tắc được ứng dụng rộng rãi trong đời sống Nhật Bản. Trước khi đến Nhật làm việc, bạn hãy tìm hiểu về quy tắc này để có thể dễ dàng hòa nhập với phong cách làm việc tại quốc gia này.
Quy tắc 5S là gì
Quy tắc 5S bắt đầu từ Nhật Bản và qua thời gian, có hàng loạt công ty trên khắp thế giới áp dụng thành công. Đây là quy tắc quan trọng, không thể thiếu trong bất kỳ tổ chức nào nếu muốn hướng đến mô hình đẳng cấp thế giới.
5 chữ S trong mô hình 5S là viết tắt của: Seiri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc), Shitsuke (Sẵn sàng).
Tên tiếng Anh lần lượt sẽ là: “ SORT”, “SET IN ORDER”, “STANDARDIZE”, “SUSTAINT” và “SELF-DISCIPLINE”
Hầu hết công ty của Nhật Bản đều áp dụng nguyên tắc 5S trong hệ thống quản lý chất lượng sản phẩm cũng như quy trình sản xuất do đó nếu bạn có ý định đi XKLĐ Nhật thì không thể bỏ qua nguyên tắc này.
Quy tắc 5S hướng tới
- Tạo dựng một môi trường sạch sẽ, gọn gàng
- Mọi người trong cũng như ngoài công ty dễ dàng nhận thấy được kết quả
- Tăng cường phát huy những sáng kiến
- Nâng cao được ý thức kỷ luật trong công ty
- Nơi làm việc nên thuận tiện và an toàn để đảm bảo mọi công việc được thuận lợi
- Nhân viên phải cảm thấy tự hào về nơi làm việc
- Xây dựng hình ảnh tổ chức, doanh nghiệp tốt đẹp đem lại cơ hội trong kinh doanh
Áp dụng quy tắc 5S như thế nào cho phù hợp?
Mỗi nhân viên phải xác định và phân loại được các dụng cụ, đồ dùng, tần suất sử dụng phân lợi cũ mới và loại bỏ những đồ vật không cần thiết. Theo đó 5 chữ S trong mô hình 5S là viết tắt của Seiri (Sàng lọc); Seiton (Sắp xếp); Seiso (Sạch sẽ); Seiketsu (Săn sóc); Shitsuke (Sẵn sàng). Cụ thể:
- Seiri (Sàng lọc)
Là bạn phải xác định và phân loại được các dụng cụ, đồ dùng, tần xuất sử dụng, phân loại cũ mới và loại bỏ những vật dụng không cần thiết. Việc sàng lọc được thực hiện các bước:
- Xác định mức độ hư hỏng, bụi bẩn, rò rỉ
- Tổng vệ sinh văn phòng làm việc
- Tìm hiểu nguyên nhân
- Xác định khu vực xấu trong nhà máy, phạm vi để xem xét
- Liệt kê chi tiết các nguyên nhân
- Quyết định các phương châm hành động hiệu quả
- Lên kế hoạch tiến độ và ngân sách
2. Seiton (Sắp xếp)
Mọi thứ cần được sắp xếp vào đúng chỗ của mình và căn cứ trên các tiêu chí: Các vật dụng thường xuyên được sử dụng sẽ được sắp xếp gần vị trí làm việc; Những thứ ít sử dụng thì được sắp xếp xa vị trí làm việc hơn. Bên cạnh đó hãy sử dụng màu sắc để phân việt các đồ vật với nhau. Đặc biệt các vật dụng như: thiết bị an toàn, PCCC, lối thoát hiểm cần phải làm nổi bật lên.
3. Seiso (Sạch sẽ)
Giữ gìn vệ sinh khu vực và văn phòng làm việc (phòng họp). Cụ thể, bạn hãy dành ra 3 phút mỗi ngày để dọn dẹp vệ sinh nơi làm việc, điều này thể hiện trách nhiệm của bạn với chính mình và đảm bảo môi trường an toàn, sạch sẽ cho đồng nghiệp.
4. SEIKETSU (Săn sóc)
Săn sóc được hiểu là việc duy trì định kì và chuẩn hóa 3S đầu tiên (Seri, Seiton và Seiso) một cách có hệ thống. Việc này được biểu hiện thông qua:
- Thiết kế nhãn mác rõ ràng và tiêu chuẩn cho các vị trí được quy định.
- Hình thành các chỉ số cũng như cách nhận biết về các tiêu chuẩn.
S4- là quá trình trong đó ý thức tuân thủ của nhân viên trong một tổ chức được rèn luyện và phát triển.
4. Shitsuke (Sẵn sàng)
Để làm được chữ S thứ 5 này, tổ chức cần hình thành và củng cố các thói quen thông qua hoạt động đào tạo và các quy định về khen thưởng, kỷ luật.
- Không có cách nào thúc ép thực hiện 5S hơn là thường xuyên thực hành nó cho tới khi mà mọi người đều yêu 5S.
- Cần tạo ra một bầu không khí lành mạnh để mọi người thấy không thể thiếu 5S.
Muốn vậy bạn cần phải chú ý: Coi nơi làm việc như là ngôi nhà thứ hai của bạn; Nhận thức được Công ty như là nơi bạn tạo ra thu nhập cho bạn và cho gia đình bạn; Nếu bạn mong muốn và thường xuyên làm cho ngôi nhà của bạn sạch sẽ, vệ sinh, ngăn nắp thì tại sao bạn lại không cố gắng làm cho nơi làm việc của bạn sạch sẽ, thoải mái, dễ chịu như ở nhà.
Đào tạo quy tắc 5S tại Tinphat Manpower
Tại xuất khẩu lao động Tín Phát (Tinphat Manpower) luôn chú trọng đào tạo Thực tập sinh chuẩn Nhật, đảm bảo chuẩn nguyên tắc 5S. Thông qua những quy định khi học tập trên lớp đến nề nếp, tác phong sinh hoạt của học viên thường ngày. Với mục đích giúp thực tập sinh làm quen với văn hóa làm việc chuẩn Nhật và hình thành những kỹ năng ứng xử đẹp khi tham gia làm việc tại Nhật Bản.
[CẬP NHẬT ĐƠN HÀNG XKLĐ NHẬT BẢN LƯƠNG CAO 2023] – Nhận tư vấn đơn hàng XKLĐ miễn phí qua hotline: 0879 001 118
